今回は、少し前のプロジェクトで失敗した経験を思い出し、プロジェクト管理における報告やプレゼンで大事だと思う次の3つを、自分の備忘録を兼ねてブログします。
- タイミングを考えること
- だれもがわかる資料にすること
- 曖昧なことを話さないこと
では順番に説明します。
タイミングを考えること
自分のことだけを考えていると、上司のスケジュールを考えずに打ち合わせを入れてしまうことがあります。
私の場合は、上司が重要な会議に参加する直前に打ち合わせを入れて大変な目に合いました。
報告の内容に問題はなかったのですが、タイミングが悪いということで機嫌が悪くなり、その後もなかなか承認をもらえませんでした。
大事なことは、報告を受ける上司のスケジュールを把握して、上司から承認を引き出しやすいタイミングを知ることだといえます。
このタイミングは日々の実務で意識していないと、なかなか身に付けることが難しいです。
ヒントとしては、前述のとおりスケジュールに注意することと、機嫌の悪いときの癖や言動を把握することだといえます。
だれもがわかる資料にすること
ややこしいことを報告する資料は、自分しか理解できない内容になっていることが多いです。
私の場合、特に時間をかけて念入りに作った資料ほど、伝わらないケースが多かったです。
プロジェクト管理の報告資料は関係者だけでなく、最終的にはトップマネジメントの方々に対する説明に使われることがあります。
トップマネジメントの方々はプロジェクトの背景や状況などの予備知識がないケースが多いです。
また、以前に説明していたとしても忘れているため、常に「何も知らない方」でも伝わる資料にする必要があります。
ここで重要なことは第3者の視点で資料をレビューすることです。
プロジェクト関係者とのレビューだけでなく、プロジェクトを知らない方へのレビューを行い指摘してもらうなどです。
曖昧なことを話さないこと
質問に対する答えに窮する時、なんとか取り繕うとあまり考えずに話すことがあります。
私の場合、沈黙を恐れるあまり、とにかく答えようと思い曖昧なことを話してしまうことがありました。
そういった時は大体、間違ったことをや的外れなことを話していることが多いです。
今振り返ると、答えられない時は質問の内容を確認する、もしくはわからないと素直に言うことが最善であると考えます。
日々のプロジェクト管理が忙しいと、自分の行動を振り返ることができませんが、定期的にブログすることで整理され記憶に残すことができます。
そして、同じような境遇の方に少しでも役立つと良いかなと考えPMP日記として書いています。
不定期ながら更新しますのでよろしくお願いします。