若手担当者の曖昧な認識に注意すべき

PMP日記
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プロジェクトマネジメントの現場では日々、新たなトラブルの予兆があります。PMPは予兆に適切に対応して、トラブルが顕在化しないようにしなければなりません。ということで、私がこれまでのプロジェクトで経験した事例から、予兆に関してプロマネとして注意すべきことをPMP日記としてブログします。

今回は、「若手担当者の曖昧な認識に注意すべき」をテーマとします。

プロジェクトを進める上で、若手担当者に状況を確認しなければならないことがあります。そして確認すると「私は~の認識なので大丈夫です」という報告を受けることはありませんか?私も以前、そのような報告を受けました。その後、色々と確認すると、関係者にその「認識」が伝わっておらず大きな問題になるところでした。

私も若手の頃、先輩や上司から自分の仕事の進め方について確認されることが多くありました。他ごとで忙しいと、先に述べたような報告をしたことが何度もありました。

今回は、なぜ若手担当者がこのように報告するのかということを、私の反省を踏まえブログします。

若手の思考 希望的観測

若手担当者は若さゆえの自信や、失敗経験の少なさから、状況を楽観的に考える傾向があるかもしれません。これが、希望的観測となり、自分の認識では「上手くいくはず」「問題ないはず」というように考えます。例えば「誰がいつまでに何をするのか」これが決まっていないにも関わらず「誰かがやっているはず」などの報告することがあります。

私も若い頃、驚く程に楽観的でした。自分ならできるはずという根拠のない自信を持っていたことや、誰かがやっているはずという他力本願な考え方をしていて、大きな問題となったことが何度かありました。

PMIの倫理的意思決定フレームワークでは、事実を確認することが重要とされています。PMPは若手担当者の報告を受けるときに「それは事実か」という視点で再確認することにより、希望的観測によるトラブルの兆候を察知することが重要です。

若手の言い訳 言ったはず

若手担当者、特に優秀な方の記憶力や理解力は素晴らしいです。しかし、打ち合わせなどの調整においては、その能力が仇となることがあります。なぜなら、相手にも自分と同じ能力があると考えるからです。

相手に記憶力や理解力があまりない場合、優秀な若手の「言ったはず」などという論理は通用しません。特に相手が顧客や上級職の場合は「聞いていない」という一言で終わりです。私は若い頃、上司に対して「きちんと説明したので、聞いていない相手が悪い」と反論したことがあります。

PMPとしては、若手担当者の意見にも理解を示しながら、そういった正論が通用しない相手がいることを理解させる必要があります。そして、「言ったはず」という状況によるトラブルを未然に防ぐため、相手が理解しているかを確認しているかや、相手が言ったとおりに動いていることをウォッチしているか、などを日々確認することが必要です。

まとめ

若手担当者の曖昧な認識には、希望的観測や言ったはずという自分本位な考え方があります。私の経験から、こういった認識を変えるには、トラブルの経験が必要なのかもしれません。そう考えると、PMPとして若手担当者を育成するため、致命的なトラブルを引き起こさない程度にアドバイスするというスタンスも大事かもしれません。明日からの実務で少し実践してみたいと思います。

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